Los invitamos cordialmente a ustedes como expositores a ser parte de esta gran aventura, siguiendo los siguientes PUNTOS

1. 1 INFORMACIÓN DEL EVENTO

 

Fechas: 12 y 13 de diciembre del 2009

Lugar: Salones del Hotel LA LOMA

Dirección: Avenida Guerrero No. 58, col. Centro, Tlaxcala Tlax.

Horario para el público: 10:00 A. M. a 20:00 horas aproximadamente por ambos días.

Precio de entrada para el público: $40.00 por persona y por día en el evento

Promoción de precio de entrada: Preventa antes del evento $60.00 por dos días por persona,

cosplays no pagan entrada.

Teléfono Organizador: (01 246) 46 6 44 42

E-mail: animebaykko@hotmail.com

Pagina web Expo: www.baykko.com (en actualización)

 

1. 2 CONDICIONES DE PARTICIPACION

 

Podrán participar

- Tiendas de Anime, Manga y Comics

- Tiendas de juegos de rol, de mesa o de tablero

- Negocios de Modelismo

- Negocios de Videojuegos

- Editoriales, Librerías o Revistieras

- Tiendas de Artículos de Ciencia Ficción y Fantasía

- Clubs o Asociaciones de alguno de los giros del evento.

- Negocios de comida Japonesa

 

1. 3 INSCRIPCION

 

- El expositor deberá de llenar la solicitud de inscripción en el evento, anotando claramente nombre, dirección, teléfono, correo electrónico (en caso de tenerlo) y los datos de sus acompañantes, así también una breve descripción de los productos o servicios que van a vender, así también deberán firmar esta convocatoria aprobando todos los puntos que se encuentra en ella.

 

Costos:

El costo del Stand es el siguiente:

 

$500.00 por los dos días (sábado 12 y domingo 13)

Nota:  en el pdf aparece con la cantidad de $100o.oo lo cual no es valida, es valida la cantidad mostrada en este espacio, se cambiara posteriormente el pdf con la cantidad exacta.

 

Lugares disponibles: 9 stands

 

Medidas: Stand de 3 x 1.70 Mt.

 

Puede ser mas de 1.70 Mt. (hasta 2.50 Mt.) dependiendo el lugar que escojan los primeros expositores que dieron su anticipo, para los últimos expositores en apartar será la medida final y lugares disponibles.

 

Forma de apartado:

La reserva del lugar será mediante el anticipo de $300.00 y pueden liquidar la cantidad que falta antes de iniciar el evento (12 de diciembre entre las 8:00 y 8:30 de la mañana, se recomienda pagar antes de este día para agilizar todo el tramite)

 

No hay apartado bajo palabra.

 

Puede realizar el anticipo vía cuenta bancaria o personalmente en nuestras instalaciones a partir de haber leído y aceptado nuestra convocatoria además de confirmar lugares disponibles.

 

Los Anticipos los puede realizar en efectivo en el Centro de Operaciones del Evento localizado en:

 

Morelos N° 26

Ocotlan Tlaxcala

Interior Café Internet LA MOLE  (Frente de Centro Comunitario de Aprendizaje)

 

O depositando en la siguiente cuenta bancaria:

 

Banco Banorte   No. De cuenta: 0621132551

Nombre: A. A. Soledad Cruz Parra

 

Después de depositar, el expositor deberá scannear el recibo de depósito y enviarlo vía E-mail al correo: animebaykko@hotmail.com con los siguientes datos:

 

• · Nombre del Expositor
• · Nombre del Negocio
• · Dirección física
• · Teléfono o Cel.
• · Correo electrónico

 

Recibirán respuesta vía E-mail o telefónica donde se les confirmara su depósito y el orden de lista que le toca para escoger, así también deberá guardar el recibo de depósito para presentarlo como comprobante en el día del evento.

 

- El expositor podrá hacer uso del Stand siempre y cuando haya liquidado el costo total del mismo.

 

y siguiendo el orden de anticipo que los expositores hayan hecho para escoger el Stand (el que anticipo primero podrá escoger su lugar y después el segundo, y después el tercero y así sucesivamente).

 

- Los primeros en escoger su lugar lo podrán hacen por medio del mapa de los salones que les mandaremos posteriormente o antes de iniciar el evento (deberán llegar de 8: 00 a 8:30 A. M. el dia 12 de diciembre para que chequen los lugares y puedan escoger el que más les convenga).

 

En el día del evento habrá una pequeña reunión entre expositores y comité organizador antes de iniciar la Expo.

 

- En caso de cancelación por parte del expositor, se devolverá solo el 50% del pago, si esta ocurre 30 días antes del evento, después de esta fecha no se devolverá cantidad alguna.

 

1. 4 ACONDICIONAMIENTO DE LOCALES

 

Montaje y desmontaje

 

- El horario de montaje de su stand del dia sábado es desde las 8:00 a 10:00 A. M. y de desmontaje del dia domingo es de 19:00 a 20:30 horas.

 

- Únicamente podrá ingresar producto o materiales durante el horario de montaje del evento, siempre y cuando presenta la solicitud de inscripción así como los comprobantes de pago o de depósito correspondientes en la mesa de control de la convención y firmando esta convocatoria aceptando todos los puntos.

 

- Únicamente se podrá sacar producto o materiales durante el horario de desmontaje del evento en el día domingo y que no tenga ningún adeudo con Expo Baykko (en caso de ocasionar alguna avería a las instalaciones del lugar o parecido).

 

- La entrada y salida para expositores para montaje y desmontaje será por la puerta 2.

 

- El expositor deberá de llevar consigo todo tipo de herramientas para facilitar el montaje y desmontaje de su Stand así también lo necesario para trabajar en el mismo.

 

- Una vez terminado de descargar sus vehículos automotrices estos deberán de ser retirados rápidamente de la vía pública o estos serán levantados por una grúa, recuerden que es paso de vehículos (personal del staff los apoyara en la descarga de vehículos si es que se requiere).

 

- El área del estacionamiento y el elevador es solo exclusivo para usuarios del Hotel La Loma, por lo cual no podrán estacionar sus unidades en el mismo ni utilizar el elevador.

 

1. 5 Acondicionamiento

 

- El expositor podrá decorar su lugar de la forma que se desee siempre y cuando se sigan los siguientes lineamientos:

 

* No clavar, pintar, perforar o taladrar en ninguna superficie del stand o del recinto

 

* No pegar con cinta canela o Tape en las paredes del lugar, deberá ocupar cinta masking

 

* No mostrar o publicar imágenes o textos que sean inmorales o del mal gusto

 

* No elevar la altura a más de 2.5 mts.

 

* No elevar el sonido de sus aparatos eléctricos más de lo considerable.

 

- Los stands incluyen lo siguiente:

 

• · 1 mesa de 2.44 x 0.80 mts. con mantel
• · 2 sillas
• · Corriente eléctrica

 

- El espacio deberá de entregarse al terminar el evento con los artículos y en las condiciones que se recibieron.

 

- Los artículos que no se retiren al terminar el horario de desmontaje en el día domingo, se considerarán abandonados sin derecho a reclamación.

 

1. 6 RESTRICCIONES DE PRODUCTO

 

+ Pornografía en Anime, Manga y Comics, Libros, Tarjetas o Videos.

 

+ En el caso de ser una publicación con contenido para adultos, el producto deberá estar embolsado sin mostrar nada que afecte a la moral y con la leyenda de “Para la venta de mayores de 18 años.

 

+ En caso de ser Stand dedicado al Hentai o erotismo, contamos con un stand cerrado para poder exhibir sus productos.

 

1. 7 GAFFETS

 

- Se proporcionará de 3 a 4 gaffets a cada expositor y sus acompañantes siempre y cuando estén registrados en la hoja de inscripción, los cuales deberán de portarse en todo momento mientras se encuentre en las instalaciones de la convención.

 

1. 8 SEGURIDAD

 

- Es responsabilidad completamente del expositor asegurar a su personal, producto, mercancía, materiales y equipo, los organizadores no se hacen responsables por pérdida alguna de ningún objeto.

 

Los Stands que estén en pasillos por seguridad deberán dejar sus cosas dentro de los salones al terminar el evento del día sábado.

 

1. 9 REGLAS GENERALES

 

* No tirar basura en el stand ni en los salones (se les dará una bolsa para tirar su basura)

 

* No fumar ni tomar bebidas alcohólicas dentro del evento.

 

• NOTA

 

En caso de cancelación de la Expo Anime, Manga y entretenimiento Baykko por causas de fuerza mayor, no podrá imputarse responsabilidad alguna al comité organizador, y de ser así se devolverá íntegramente el pago realizado por los expositores a partir de 30 días después de notificada la cancelación.

 

La violación grave o reiterada de estas bases de participación puede dar lugar a la exclusión de los expositores que hayan incurrido en ella.

 

En caso de aceptar esta convocatoria, se les reenviara toda la información necesaria.

 

Puntos no vistos en esta convocatoria serán resueltos por el comité organizador.

 

Cualquier duda diríjase al correo animebaykko@hotmail.com o al teléfono (01 246) 46 6 44 42.